Le travail collaboratif comptes rendus du Co-Lab

Le travail collaboratif comptes rendus du Co-Lab

15 Jul 2009 |  Divers

La conférence a commencé autour du web2.0 qui est l’écosystème des outils du partage, de la communication et de l’interaction entre les utilisateurs.

L’avantage de la collaboration en entreprise est aussi bien vertical que transversal. Ascendantes et descendantes, les informations doivent être remontées et doivent descendre entre les collaborateurs et les managers.

Transversal parce que la communication doit passer au travers des services afin d’éviter les barrières fonctionnelles et l’effet silo.

La collaboration permet de créer une dynamique collaborative, un partage et un retour d’expérience sur un même projet. Elle permet aussi un échange sur des passions, des activités personnelles, ce qui permet de créer des liens entre les collaborateurs et la naissance d’un outil de réseau social.

La mise en place d’outils collaboratifs permet de partager et de faire circuler l’information plus rapidement ce qui occasionne un gain de productivité, d’améliorer la capitalisation des savoirs ce qui a pour effet de la rendre plus performante, et enfin d’améliorer la communication interne de l’entreprise.

Les étapes de la mise en place d’un système collaboratif :

Etape 1

Etape 2

Etape 3

Etape 4

-Création du Knowledge Management (KM).

-Mise en place de solution collaborative.

-Capitalisation des connaissances.

-Création d’un réseau social.

-Création de lien entre les collaborateurs.

-Intelligence collective.

-Innovation.

-Accroissement de la performance individuelle et de la réactivité.

-Gain de temps grâce au réseau social.

-Amélioration des processus.

-Création de nouveaux produits.

Accroissement des profits.

-Augmentation de la qualité du travail.

-Meilleur satisfaction client.

-Turn over moindre.

Les gains pour les collaborateurs de la mise en place d’outils collaboratifs :

Développement personnel

-Apprentissage de techniques grâce à des experts ayant déjà rencontrés des problématiques similaires.

-Partage d’informations et collaboration avec d’autres personnes.

-Développement de connaissances.

-Résolution de problèmes.

-Efficacité accrue.

Les bénéfices pour l’entreprise

-Économie de temps, on trouve plus facilement une solution ou un expert.

-Capitalisation et formalisation du « Bruit » dans l’entreprise.

-Réduction de l’isolement des collaborateurs qui ne travailleraient pas au siège de la compagnie par exemple, grâce à cela ils peuvent échanger, partager entre eux.

-Innovation et créativité, il est essentiel pour une entreprise de faire mieux que ses concurrents. Les collaborateurs deviennent une source d’inspiration à la prise d’action.

-Détection des capacités et des potentiels. Une personne peut maitriser une compétence sans que cela ait à voir avec son métier. Pou reprendre l’exemple de Anthony Poncier, celui-ci nous dit qu’un de ses client dans le domaine de l’énergie s’est implanté en chine. L’expert en charge du projet est quelqu’un de la comptabilité qui connaissait parfaitement la chine et sa culture, et qui a été découvert grâce aux informations qu’il a complété dans sa fiche de profil.

-Réduction des coûts de la duplication des efforts ou des erreurs répétées.

Les défis à franchir

Il existe 4 défis auxquels il faut faire face pour la mise en place du travail collaboratif :

1) Organisationnel : Il est important que les managers communiquent aux collaborateurs la valeur que l’organisation accorde aux partages et aux échanges. La hiérarchie doit encourager, pousser mais sans forcer.

2) Communautaire : Créer une valeur pour les membres sinon ils ne s’y intéresseront pas et la mise en place des outils deviendra un échec.

3) Technique : Il faut que le système mis en place soit simple et qu’il facilite l’échange d’informations et de réflexions communes.

4) Personnel : Le collaborateur doit s’ouvrir aux autres et aux idées nouvelles.

Les freins à la mise en place du travail collaboratif

  • Les freins culturels se rapportent aux comportements des individus tels que la crainte, le changement des habitudes ou encore l’absence de motivation. Il faut aussi que l’utilisateur accepte d’écrire sous son propre nom et pas un pseudonyme.

  • Les freins liés au management : le partage d’informations est souvent ressenti comme la perte de pouvoir et de légitimité vis-à-vis des managers. Il s’agit donc de valoriser la curiosité et la créativité des collaborateurs.

  • Les freins liés à l’organisation : la rigidité des organisations ne favorise pas la prise en compte des évolutions. La verticalité et les niveaux hiérarchiques marquent les entreprises par l’étanchéité.

  • Le frein technique : Il est difficile techniquement de recueillir, de catégoriser et de sécuriser la connaissance.

Le travail de façon collaborative

Pour créer un travail collaboratif il faut créer de nouveaux réflexes dans l’entreprise et changer les mentalités. Il est essentiel que les collaborateurs acceptent de donner plus que de recevoir, car il y a beaucoup plus à gagner en partageant l’information qu’en la gardant pour soi même. Encore une fois, pour combler l’amertume que pourrait créer le partage sans retour, il faut que les managers encouragent et félicitent. Il faut aussi accepter de délaisser l’e-mail au profit de solutions de dépôt de fichiers ou de wikis afin de permettre à tout le monde d’avoir accès aux informations.

Julien Dubreuil

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